Die die Mitwirkungspflicht des Auftraggebers im IT—Projekt ist ein Dauerbrenner. Fast jede Agentur kennt das Problem: Damit das Projekt vorankommt, benötigt ihr Zuarbeiten und die Mitwirkung des Kunden. Egal, ob es um Texte oder Bilder für die Webseite geht, die ihr für den Kunden erstellen sollt oder konkrete Vorgaben und Anforderungen für den nächsten Sprint im Softwareprojekt. Viele Projekte geraten oft nur in Schieflage, weil der Kunde nicht liefert. Das ist oft nur ärgerlich, kann aber im schlimmsten Falls zu massiven Problemen führen. Wenn die erforderliche Zuarbeit und Mitwirkung des Auftraggebers fehlen, verzögert sich das Projekt. Ihr müsst dann ggf. Ressourcen umplanen. Noch schlimmer wird es, wenn die im Projekt gesetzte Deadline nicht eingehalten und der Kunde dann versucht, das auf euch abzuwälzen.
 
Was ihr tun könnt, wenn der Kunde nicht liefert und wie man das am besten vermeidet, erklären wir euch in diesem Beitrag.
 

Pflicht oder Kür

 
Leider sind wir Juristen und schon nicht einig, ob die Mitwirkung eures Kunden eine echte Pflicht ist oder nur eine sogenannte Obliegenheit. Der Unterschied ist nicht ganz trivial. Wenn wir die Mitwirkung als echte (Neben)Pflicht einstufen, kann diese auch eingeklagt werden. Bei der Obliegenheit geht das nicht. Sie ist nur eine Verhaltensnorm, die euer Kunde zwar beachten muss, die ihr aber nicht einklagen könnt. Das kann etwa Konsequenzen bei einem Anspruch auf Schadensersatz haben. Sofern die Mitwirkung nur eine Obliegenheit darstellt, besteht bei deren Verletzung grundsätzlich kein Anspruch auf Schadensersatz. Anders wäre das, wenn wir die Mitwirkung als echte Pflicht betrachten. Juristen sind sich, nach wie vor, uneins in dieser Frage. Der BGH jedenfalls geht davon aus, dass es sich bei der Mitwirkung lediglich um eine Obliegenheit handelt.
 
Das heißt jetzt nicht, dass ihr bei einer fehlenden Mitwirkung eures Kunden schutzlos seit. Im Hinterkopf sollte man diesen Punkt aber trotzdem behalten.
 

Mitwirkungspflicht des Auftraggebers – am besten als vertragliche Regelung

 
Da wir Juristen uns schon nicht wirklich einig sind, wie man die Mitwirkung rechtlich einordnen kann, solltet ihr dahin gehenden Problemen vorbeugen. Das geht am besten, indem ihr eine entsprechende Verpflichtung zur Mitwirkung in den Vertrag aufnehmt. Das könnt ihr je nach Projekt sehr umfangreich machen oder wenn es nicht anders geht auch kurz und knapp. Eine Formulierung könnte etwa so aussehen:
 
Der Auftraggeber ist verpflichtet, die notwendigen Zuarbeiten zu leisten und dergestalt am Projekt mitzuwirken, als eine erfolgreiche Herstellung der Software ohne die Mitwirkung und Zuarbeiten des Auftraggebers nicht möglich ist. Diese Pflicht ist Hauptpflicht.
 
Selbst mit einer kurzen Klausel stellt ihr zumindest klar, dass die Mitwirkung eine vertraglich geschuldete Pflicht ist. Bei einer so allgemeinen Regelung besteht dann aber ein gewisser Auslegungsspielraum. Wenn es zum Streit kommt, wird der Auftraggeber ggf. einwenden, dass die konkret geforderte Handlung gar nicht notwendig gewesen ist. Das führt dann schnell zu Streitigkeiten. Besser ist es, wenn ihr die Mitwirkungspflicht des Auftraggebers sehr genau definiert. Dabei solltet ihr genau formulieren, was der Auftraggeber tun muss und wie und idealerweise auch noch in welchem Zeitraum.
 
Bei Webseiten-Projekten könnt ihr zum Beispiel regeln, welche Fotos und Texte der Auftraggeber bis wann liefern muss. Bei agilen Softwareprojekten solltet ihr regeln, welche Anforderungen der Auftraggeber wie und bis wann formulieren muss. Weitere Pflichten können die rechtzeitige Bereitstellung von ausgebildetem Personal (Bedienung); die Stellung eines kompetenten Ansprechpartners; die Bereitstellung der Informationen, die zur Erbringung der Leistungen durch den Auftragnehmer erforderlich sind; die Einhaltung von Prüffristen, in denen der Auftraggeber die Sprints auf Korrektheit prüft und ggf. Korrekturen oder Abweichungen mitteilt sowie Herstellung der Zugangsberechtigungen zu den IT-Systemen des Auftraggebers usw. sein.
 
Die konkrete Formulierung hängt natürlich immer vom Einzelfall ab. In jedem Fall solltet ihr aber überhaupt etwas dazu formulieren.
 

Wenn der Auftraggeber trotzdem nicht liefert …

 
Trotz wasserdichter Regelungen im Vertrag, kann es vorkommen, dass euer AG trotzdem nicht mitzieht. Dann stellt sich die Frage, was man machen kann. Das Gesetz sieht hier zwei Möglichkeiten vor.
 

Entschädigung

 
Nach § 642 BGB könnt ihr eine angemessene Entschädigung verlangen, wenn euer Auftraggeber eine Handlung, die zur Fertigstellung des Projekts notwendig ist, unterlässt und dadurch selbst in Verzug der Annahme kommt. Das klingt erst mal nicht schlecht. Die erste Voraussetzung ist, dass euer Auftraggeber eine Handlung nicht vornimmt, die aber zur Fertigstellung des Projekts notwendig ist. Hier kommt es immer auf den Einzelfall an, wann eine Handlung notwendig ist. Im Idealfall habt ihr die notwendigen Handlungen bereits definiert.
Als weitere Voraussetzung muss euer Auftraggeber in den Verzug der Annahme kommen. Für die Vornahme der Handlung muss also entweder eine feste Zeit bestimmt sein oder ihr müsst euren Auftraggeber konkret mit Frist zum Handeln aufgefordert und dabei eine Frist gesetzt haben. Erst danach kommt der Auftraggeber in Verzug.
Die Höhe der Entschädigung bestimmt sich wie so oft nach den Umständen des Einzelfalls. Faktoren sind die Dauer Verzugs und die Höhe der vereinbarten Vergütung. Sofern ihr aufgrund des Verzugs Aufwendungen erspart oder durch eure Ressourcen anderweitig einsetzen konntet, müsst ihr euch das anrechnen lassen.
 

Kündigung des Vertrages

 
 Mit § 643 BGB sieht das Gesetz für den Fall einer fehlenden Mitwirkung des Auftraggebers im IT-Projekt eine weitere Möglichkeit vor. Danach könnt ihr den Vertrag bei unterlassene Mitwirkung des Auftraggebers kündigen. Voraussetzung hierfür ist auch hier, dass ihr eurem Auftraggeber eine Frist zur Vornahme der entsprechenden Handlung gesetzt habt. Zudem müsst ihr für den Fall des Ausbleibens der Handlung die Kündigung erklären. Das Besondere ist hier, dass die Kündigung bereits mit Fristsetzung ausgesprochen wird, allerdings unter der aufschiebenden Bedingung, dass die Handlung nicht nachgeholt wird. Einfach ausgedrückt heißt das, ihr kündigt den Vertrag für den Fall, dass der Auftraggeber nicht bis zum Zeitpunkt XY eine bestimmte Handlung vornimmt. Wenn die Frist ausläuft, gilt der Vertrag als aufgehoben (§ 643 Satz 2 BGB).
 
Für den Fall der Kündigung könnt ihr eine Vergütung für die bereits erbrachte Leistung verlangen. Für nicht erbrachte Leistung steht euch im Umkehrschluss selbstverständlich keine Vergütung zu.
 
Die Kündigung wegen fehlender Mitwirkung ist ein scharfes Schwert. Mit Ausspruch der Kündigung können diese nicht ohne Weiteres zurückgenommen werden. Wenn die Voraussetzungen vorliegen. Ebenso kann es Einbußen bei der Vergütung geben. Dieser Schritt solltet ihr euch also genau überlegen. Im Zweifelsfall ist er aber ein wirksames Mittel, um aus einem katastrophalen Projekt auszuschalten.
 

Vertragsstrafe bei Verstoß gegen Mitwirkungspflicht des Auftraggebers

 
Die vom Gesetz vorgesehene Entschädigung ist schwammig. Die Kündigung bei fehlender Mitwirkung ist ein scharfes Schwert, das ihr vielleicht nicht immer gleich schwingen wollt. Vielleicht ist die fehlende Mitarbeit nervig, aber das Projekt wollt ihr deshalb nicht gleich beenden. Eventuell braucht euer Auftraggeber nur ein bisschen Animation um zukünftig besser mitzuarbeiten. Hier bietet es sich unter Umständen an, dem Ganzen mit einer Vertragsstrafe Nachdruck zu verleihen.
Hierzu könnt ihr eine vertragliche Regelung aufnehmen, nach der eurer Auftraggeber verpflichtet ist, eine Vertragsstrafe zu zahlen, wenn er bestimmte Handlungen nicht vornimmt.
 

Hohe Anforderungen, wenig Klarheit

 
Solche Vertragsstrafen sind ebenfalls ein scharfes Schwert. Die Rechtsprechung stellt daher ein paar Anforderungen. Eine Vertragsstrafe ist etwa unwirksam, wenn sie unangemessen hoch ist. Das ist der Fall, wenn die vereinbarte Strafsumme außer Verhältnis zum Gewicht des Vertragsverstoßes und zu dessen Folgen für den Vertragspartner steht (BGH, Urteil vom 03.04.1998, Az.: V ZR 6/97). Besonderes vorsichtig solltet ihr bei Dauerstrafen sein. Mit Dauerstrafen sind Strafen gemeint, die sich kontinuierlich steigern. Darunter fallen auch Sachverhalte, bei denen sich die Strafe erhöht für jeden Tag der fehlenden Mitwirkung. Solche Klauseln müssen, damit diese wirksam bleiben, eine Obergrenze vorsehen, mit der die insgesamt anfallende Vertragsstrafe der Höhe nach begrenzt wird. Die strengen Anforderungen an Dauerstrafen gelten in erster Linie für AGB. Standardverträge, die ihr immer wieder verwendet, ohne dass über diese ernsthaft verhandelt wird, sind aber in aller Regel AGB in diesem Sinne. Insofern solltet ihr hier vorsichtig sein.
 

Enge Grenzen

 
Bei der Nutzung solcher Klauseln besteht also immer das Risiko, dass diese zu weit sind und damit unwirksam. Im Bereich der Bauverträge hat die Rechtsprechung hier relativ genaue Vorgaben entwickelt, was zulässig ist und was nicht: So sind Vertragsstrafen, die insgesamt mehr als 5 % des Projektvolumens übersteigen, unzulässig (BGHZ 153, 311). Der einzelne Tag darf 0,2 % (Kalendertag) oder 0,3 % (Werktag) der Projektsumme nicht übersteigen (BGH, Urteil vom 06.12.2007, VII ZR 28/07). Die Rechtsprechung lässt sich sicher nicht ohne Weiteres auf die hier vorliegende Konstellation übertragen. In den entschiedenen Fällen waren die Vertragsstrafen meist vom Auftraggeber vorgegeben. Und gerade im Baubereich können 5 % schon der gesamte Gewinn des Auftragnehmers sein. Das ist auf Agenturen und Konstellationen, in denen die Vertragsstrafe von euch gestellt wird, sicher nicht 1:1 anwendbar. Ihr solltet trotzdem vorsichtig sein bei der Formulierung. 

 
Orientieren wir uns an der Rechtsprechung des BGH könnte eine  Klausel in AGB (und Standardverträgen) so aussehen:
 
Kommt der Auftraggeber mit seiner Pflicht zur Mitwirkung in Verzug, sind wir berechtigt, eine Vertragsstrafe iHv 0,2 % der vereinbarten Vergütung (brutto) für jeden angebrochenen Kalendertag zu verlangen, an dem sich der Auftraggeber im Verzug befindet. Die Vertragsstrafe ist wegen des Verzugs der Mitwirkung insgesamt auf eine Höhe von 5 % der vereinbarten Vergütung (brutto) beschränkt.
 

Schadensersatz

 
Sollte euch durch die fehlende Mitwirkung ein echter Schaden entstehen, könnt ihr auch diesen geltend machen. In engen Grenzen ist sogar pauschaler Schadensersatz denkbar, wenn ihr eine entsprechende Klausel in eure Verträge aufnehmt. Ähnlich wie bei Vertragsstrafen und sogar zum Teil noch strenger werden an die Formulierung solcher Klauseln hohe Anforderungen gestellt. Unwirksam sind Pauschalen, die den in den geregelten Fällen nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden übersteigen. Wann das der Fall ist, hängt vom Einzelfall ab. Das Risiko tragt ihr als Verwender. Pauschalen sind darüber hinaus nicht zulässig, wenn dem Schuldner nicht ausdrücklich der Nachweis gestattet wird, dass ein Schaden überhaupt nicht entstanden oder wesentlich geringer als die Pauschale ist.

Fazit

Die Mitwirkungspflicht des Auftraggebers im IT—Projekt ist ein Dauerbrenner und beschäftigt nahezu jede Agentur. Leider ist das Thema gar nicht so einfach und das Gesetz gibt nur wenig oder jedenfalls keine optimale Möglichkeit mit an die Hand.
 
Eine ordentliche vertragliche Regelung kann euch aber helfen, die Mitwirkungspflicht des Auftraggebers im IT—Projekt zu regeln und euren Auftraggeber zu einer fruchtbaren Mitarbeit zu animieren.

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